10 tips til når du skal gi konstruktiv feedback
Feedback handler om mot, omtanke og trening.
Tør du å si fra om ting som kan oppfattes som negativt eller ubehagelig for mottakeren? Da er du ikke alene.
Jeg opplever at mange synes det er vanskelig å ta opp det negative og bruker heller strategien «det går sikkert over av seg selv».
Det kreves mot å si i fra om hva du mener. Jeg pleier å spørre meg selv om hva konsekvensen blir dersom jeg ikke sier fra. Det gir meg et dytt i riktig retning.
Før jeg tar samtalen, fokuserer jeg på alle de positive egenskapene ved personen. Dette hjelper meg å bli enda mer «glad» i personen. Når jeg sier fra med hjertet, oppfattes budskapet mer inderlig og personlig. De ganger jeg «manner meg opp» for å tørre, kommer det gjerne ut hardt og brutalt.
Hvordan er det med deg? Opplever du det som lett eller vanskelig å si fra? Neste spørsmål. Hvor ofte trener du på det? Jo mer du trener, jo bedre blir du.
En gavepakke
Jeg ser på konstruktiv tilbakemelding som en gavepakke. Alle vil jo vokse, være seg det er som person eller organisasjon. Skal vi bli bedre på det vi gjør, må vi jo få både ros for det som er bra og korrigering for det som kan bli bedre.
Her kommer mine beste tips. Det finnes ikke en måte å si fra. Alle personer og situasj0ner er unike. Se hva du kan bruke og tren på det.
Hvordan gi feedback – noen tips
Forberedelser:
Er mottakeren mottakelig når du ønsker å si fra? Sørg for at du leser av situasjonen og unnviker en setting når din kollega er stresset, lei seg, syk etc. Hva med deg selv? Når en situasjon oppstår, kan det være at du er i affekt, og bør derfor la situasjonen roe seg ned.
Ha med hjertet ditt. Vil den andre vel. Hensikten er at du skal bidra til å utvikle personen videre.
Gi negative budskap muntlig, helst mellom 4 øyne. Gi aldri et negativt budskap på e-post. Skrekkeksemplet er når andre blir kopiert på e-posten, nei og fy, det skaper kun dårlige relasjoner.
Tonefall og kroppsspråk er viktig for hvordan det du sier blir oppfattet. Gjør deg en oppfatning av hvordan mottakeren er. Matche og speile personen. Sjekk av mottakerens reaksjon og kroppsspråk, og spør gjerne hva de tenker om det du har sagt.
Rett feedback direkte til personen det gjelder. Gå ikke omveier og fortell andre om situasjonen og personen. Det blir lett negativ baksnakking. Dra heller ikke alle under samme kam. Har to personer vært dårlige til å levere timeliste, så si det til de to personene og ikke gi negativ kritikk til alle ansatte, inklusive de som har vært flinke. Dette gir feil signaler og skaper dårlig stemning. Min erfaring er at «alle» uten den det gjelder skjønner hvem kritikken retter seg mot.
Bygg kultur. Er du leder, gi alle typer av feedback, jevnlig. Jo oftere du gir tilbakemeldinger til dine medarbeidere, jo lettere blir det for alle å gi og motta. Du setter lista, du bygger kultur. Be selv om feedback. Feedback som er ønsket oppfattes som enklere å gi og ta mot, en feedback som er påtvunget.
Hva sier du i samtalen
Bli klar over hensikten. Forbered deg gjennom å stille deg selv følgende spørsmål:
Hva gjorde personen?
Hvilket resultat ble det?
Hvordan har det påvirket deg og/eller omgivelsen?
Ønsker du at personen skal oppføre seg på en annen måte?
Beskriv objektivt og spesifikt det du ser og hvilken effekt det har på deg. Ikke tolk eller vurder.
«Du var så arrogant og negativ til mitt forslag» (en tolking)
«Når du himlet med øynene da jeg fortalte om min idé, ble jeg usikker på hva du mente. Resultatet ble at både jeg og de andre ble passive og ikke kom ikke med noen flere forslag under resten av møtet» (en objektiv og spesifikk beskrivelse)
Bruk «jeg budskap», «jeg opplever/synes». Unnvik å bruk «man synes, vi synes, eller alle synes». La andre snakke for seg selv, ikke snakk for andre.
Få til en positiv og fremtidsrettet vinkling, gjennom å si hva som er bra og siden hva vedkommende kan gjøre for å bli enda bedre. Få det til å se enkelt ut å endre på.
Lykke til! Øvelse gjør mester!